CDI - Hôte(sse) d'accueil évènementiel H/F

L'Espace Jean-Louis Dumas accueille quatre fois par an les Acheteurs du monde entier pour découvrir et acheter les Collections (Showroom et Previews).

Entre 2 collections, l'espace devient un lieu où sont organisés des événements internes (formations, séminaires, conférences ou autre).

Les missions :

Durant l'activité formations/événements internes :


* Réception des demandes de disponibilités et analyser la faisabilité


* Gestion du planning de réservations et diffusion aux équipes internes et externes (prestataires)


* Mise à jour du fichier Excel sur le réseau partagé avec toutes les informations relatives à l'événement


* Être en lien étroit avec le prestataire restauration (demandes de devis, contrôle des devis, suivi)


* Possibilité d'aide aux finitions des mises en place (ex : galettes des chaises,...)


* Être en lien avec les équipes de sécurité EJLD (transmission des horaires des événements-listes des visiteurs, accès à la rue Intérieure pour le Comex...)


* Anticiper la signalétique des événements du lendemain (mise en place des chevaux en bois, inscription sur les tableaux en verre (accueil et restaurant)


* Être en lien avec notre équipe Finances pour la création des bons de commande, refacturation (Transmission des devis, des informations de refacturation)

Durant les événements


* Tout au long de la journée, rester vigilant(e) au bien-être des visiteurs,


* Savoir répondre à toute demande (commande taxi, transport...),


* A la fin de chaque journée, être sûr(e) que tout est prêt pour le lendemain,


* Inscrire les événements sur le tableau d'accueil et mettre en place la signalétique (accueil, espace occupé et restaurant).

Showroom / Preview

Sous la responsabilité de la Coordinatrice des Showroom/Previews


* Accueil des acheteurs (clientèle internationale) et des visiteurs sur 2 sites,


* Remise de badges, stickers, contremarques déjeuners, selon les listes d'accès communiquées,


* Gestion des listes d'accès (mise à jour),


* Gestion du vestiaire avec l'aide du prestataire en fonction du nombre de personnes attendues,


* Comptabilisation quotidienne des déjeuners


* Gérer les demandes/réservations de taxis, de restaurants


* Gérer les réservations des salles de réunions


* Coordination des bus avec le représentant de la société et la sécurité interne


* Comptabilisation quotidienne des bus


* Tout au long de la journée, rester vigilant au bien-être des visiteurs


* Gestion de tout imprévu pouvant arriver lors d'un événement


* Participation éventuelle aux soirées des Acheteurs

Missions entre les activités de l'espace Jean-Louis Dumas et le Showroom

Durant l'inactivité de l'espace et le montage des espaces Showroom, le titulaire se verra confier des missions transverses


* Aide à l'activité Showroom (sourcing / achats divers...)


* Aide à l...